Formation : G Workspace : l’essentiel des outils collaboratifs  

GMAIL

Présentation de l'environnement Gmail

• Les différents libellés
• Les paramètres rapides (mode conversation, affichage …)
• Les thèmes

La préparation et l'envoi d'un message

• Le choix des destinataires
• Les indicateurs de suivi
• Prévoir une signature automatique et les réponses automatiques
• Utiliser un modèle de mail
• Envoyer ou programmer l’envoi d’un courriel

Gérer le flux de mails

• Utiliser les boutons d’action de la messagerie
• S'organiser avec les libellés et les boîtes prioritaires
• Utiliser la recherche
• Automatiser le classement
• Mettre un mail en attente
• Transformer un mail en tâche
• Transférer un mail en pièce jointe
• Enregistrer une pièce jointe dans le Drive et la classer

Google Contacts

• Importer et exporter des contacts
• Créer des listes de distribution
• Gérer les délégations de contacts

Google Agenda

• Paramétrer le calendrier (semaine de travail, droit d'accès...)
• Afficher plusieurs calendriers (tâches, Rappel, personnes…)
• Créer des rendez-vous, événements uniques ou périodiques
• Trouver le meilleur horaire
• Gérer un rdv (dupliquer, supprimer, modifier…)
• Créer un calendrier spécifique, utiliser les créneaux horaires
• Associer une visioconférence G Meet à un rdv
• Créer un événement en streaming

Google Meet et Chat

Comprendre les fonctionnalités de Google Chat

• Paramétrer son statut
• Chatter dans une nouvelle fenêtre
• Créer un groupe de discussion
• Rechercher un fil
• Partager un document et collaborer dans Google chat

Comprendre les fonctionnalités de base de Google Meet

• Planification de réunions, l'envoi d'invitations, paramètre de statistiques
• Configuration de la caméra et du microphone
• Gestion des participants pendant la réunion

Utiliser les fonctionnalités avancées de Google Meet

• Partage d'écran
• Utilisation des filtres, des arrière-plans virtuels et des outils de dessin
• Améliorer la qualité des réunions
• Fonction "main levée" pour signaler une intervention, et les outils de modération pour gérer les perturbations.
• Intégrations de Google Meet avec d'autres outils de productivité tels que Google Sheets, docs et slides

Drive

Utiliser le Drive

• Paramètres essentiels
• Créer un document ou un dossier de son choix et lui donner un titre 
• Importer des documents et des dossiers (limitations)
• Travailler dans un format office sans conversion (limitations)

S'organiser au sein du drive 

• Retrouver et localiser un document par la recherche
• Utiliser des couleurs pour visualiser les dossiers 
• Mon Drive et les éléments Partagés avec moi 
• Utiliser le volet des informations 
• Utiliser les raccourcis du drive : Suivi, Récent, Ajouter à mon Drive 
• Utiliser les espaces prioritaires ou les favoris du navigateur
• Travailler en mode hors connexion

Collaborer dans le Drive et au sein des fichiers

• Partager un dossier, un fichier
• Repérer et retrouver qui est présent sur un document 
• Utiliser le chat et répondre à un message, les commentaires et commentaires notifiés
• Envoyer un mail aux collaborateurs du document
• Envoyer un document par mail via le Drive
• Consulter l'historique des versions

Cas du Drive Partagé

• Création (selon les règles définies par l’IT)
• Gestion des droits d'accès

Collaborer dans les applications

• Le menu Fichier (historique des versions, communiquer avec les collaborateurs)
• Commenter et assigner une tâche
• Le mode suggestion de G Docs
• La projection d’un diaporama et gestion des questions
• Cas de G Sheets (tableau de bord, protection des feuilles et cellules, filtrer et trier une liste)

1. Communiquer avec la messagerie
2. Utiliser les fonctionnalités Google Meet et Chat
3. Créer, partager, collaborer avec le Drive

• Un QCM en fin de formation sera effectué par les participants permettant de valider les acquis de la formation suivie